راهکارهای دورکاری سازمانی

پیش‌نیازهای فنی برای پیاده‌سازی موفق دورکاری

اجرای فرایند دورکاری سازمانی اگرچه ساده به نظر می‌رسد اما نیازمند یکسری پیش نیازهای فنی است. این مدل کاری اگر بدون بستر مناسب اجرا شود، کارآمدی مطلوب را نخواهد داشت. پیش‌نیازهای فنی برای پیاده‌سازی موفق دورکاری عبارتند از:

زیرساخت ارتباطی پایدار و پرسرعت برای راهکار دورکاری سازمانی

بدیهی است که اصلی‌ترین پیش نیاز فنی برای اجرای موفق دورکاری سازمانی، دسترسی به اینترنت پایدار، مطمئن و سریع است. یک بستر ارتباطی بدون اینترنت، قوی نیست و امکان همکاری آنلاین، ارسال و دریافت داده‌ها و ورود به سامانه‌های سازمانی، ممکن نخواهد بود. برای این پیش نیاز باید علاوه بر سازمان، کارکنان هم از کیفیت و پایداری ارتباطات اطمینان داشته باشند. سازمان‌ها می‌توانند با ارائه راهکارهایی مانند پرداخت هزینه اینترنت، تامین تجهیزات تقویت کننده یا استفاده از خطوط اختصاصی، شرایط را مهیا کنند.

بستر دسترسی امن به منابع سازمان (VPN، فایروال)

برای دورکاری سازمانی باید به فکر ایجاد بستر دسترسی امن به منابع سازمان (VPN، فایروال) هم باشید و اگر این دسترسی همراه با تدابیر امنیتی نباشد، قطعاً باعث خطرات امنیتی جدی برای سازمان خواهد شد. سازمان باید با استفاده از شبکه‌های خصوصی مجازی (VPN)، فایروال‌های حرفه‌ای و احراز هویت چند مرحله‌ای از نفوذهای احتمالی جلوگیری کند. این ابزارها، تضمین کننده ارتباطات محافظت شده میان کارمندان و سرورهای سازمانی هستند و مانع از دستکاری و حملات سایبری می‌شوند.

استفاده از دسکتاپ مجازی (VDI)

از پیش نیازهای فنی برای دورکاری سازمانی، استفاده از VDI یا همان دستکاپ مجازی است. این دسکتاپ، کارمندان را قادر می‌کند با استفاده از هر دستگاهی به محیط کاری سازمان خود متصل شوند بدون آنکه داده‌ای بر روی سیستم شخصی آنها ذخیره شود. هدف از دسکتاپ مجازی، امنیت بیشتر اطلاعات است ضمن اینکه اموری مثل پشتیبانی، مدیریت و به‌روزرسانی سیستم‌ها را برای تیم فناوری اطلاعات، راحت‌تر می‌کند. سازمان‌های مبتنی بر شیوه دورکاری می‌توانند با استفاده از VDI ، تجربه‌ای یکپارچه، کنترل‌شده و مقیاس‌پذیر از دورکاری را به اجرا بگذارند مخصوصاً اگر پروژه‌های حساس یا تیم خیلی بزرگی دارند، این ابزار بسیار برای آنها کاربردی خواهد بود.

ذخیره‌سازی و پشتیبان‌گیری ابری

با توجه به پراکندگی کارکنان در شیوه دورکاری سازمانی، نیاز به یک فضای ذخیره سازی است تا بتوان تمام اسناد، فایل‌ها و پروژه‌ها را به شکل هماهنگ و متمرکز و در یک بستر امن، نگهداری کرد. سرویس‌های ابری، قابلیت پشتیبان گیری خودکار و بازیابی اطلاعات را در اختیار سازمان‌های دورکار قرار می‌دهند. می‌توان با این سرور، مانع از اتلاف داده در شرایط پیش بینی نشده شد همچنین به افزایش هماهنگی میان تیم‌ها و تسریع در گردش اطلاعات کمک می‌کند.

ابزارهای مدیریت تیم دورکار و وظایف (Microsoft Teams، Trello و…)

در روش دورکاری سازمانی، ارتباطات اعضای سازمان به شکل رو در رو نیست و شاید این موضوع باعث تاثیر منفی در هماهنگی و انسجام سازمان شود. البته با استفاده از ابزارهای مدیریتی مناسب، این مشکل برطرف خواهد شد. از نرم‌افزارهای دورکاری حرفه‌ای می‌توانیم به پلتفرم‌هایی مانند Microsoft Teams، Trello، Slack، Asana یا Notion اشاره کنیم. این پلتفرم‌ها، امکانات متنوعی را در اختیار سازمان قرار می‌دهند و می‌توان برای تقسیم وظایف، پیگیری پیشرفت پروژه‌ها، گفتگوهای تیمی و… از آنها استفاده کرد.

چالش‌های احتمالی دورکاری سازمانی و راه‌حل‌های پیشنهادی

البته که روش دورکاری سازمانی پر از مزیت است اما بعضی چالش‌ها را هم به همراه دارد و اگر برای رفع این چالش‌ها برنامه ریزی نشود، امکان کمتر شدن امنیت اطلاعات وجود دارد و نمی‌توان انتظار بهره‌وری پایدار را داشت. برخی از این چالش‌های احتمالی را در ادامه شرح می‌دهیم:

مدیریت عملکرد و مانیتورینگ کارکنان دورکار

با توجه به عدم حضور فیزیکی پرسنل و کارمندان سازمان، شاید به عنوان مدیر سازمان نگران عملکرد نامطلوب اعضا باشید. در تعاملات غیر فیزیکی، نظارت مستقیم بر عملکرد کارکنان و مانیتورینگ کارکنان دورکار وجود ندارد و در این روش، باید تمرکز بیشتری به خروجی و نتیجه کار داشته باشید یعنی به زمان کار کارمندان، توجه نکنید. در این چالش، استفاده از سیستم‌های مدیریت وظیفه را پیشنهاد می‌کنیم. در این سیستم‌ها، اهداف کاری به طور دقیق مشخص شده و زمانبندی‌ها نیز شفاف هستند. همچنین با برگزاری جلسات منظم آنلاین، می‌توانید روند پیشرفت کار را ارزیابی کنید.

امنیت داده‌ها و کنترل دسترسی

چالش دیگری که برای دورکاری سازمانی مطرح است، امنیت داده‌ها و خطر دسترسی به آنهاست زیرا اعضای سازمان از مکان‌های مختلفی به منابع سازمانی متصل می‌شوند و تهدیدات امنیتی هم شدت بیشتری دارند. شاید بپرسید که چگونه امنیت شبکه در دورکاری را حفظ کنیم که باید بگوییم، برای رفع این چالش نیز راهکار وجود دارد و جای نگرانی نیست؛ می‌توان با رمزنگاری داده‌ها، استفاده از VPN وVDI، احراز هویت چندمرحله‌ای و مدیریت سطوح دسترسی، امنیت داده‌ها را تضمین کرده و از بروز بسیاری از تهدیدات جلوگیری کرد.

حفظ تعامل و روحیه تیمی از راه دور

در یک سازمان فیزیکی، کارکنان به صورت مستقیم در ارتباط با یکدیگر هستند و تعاملات بیشتری دارند اما در روش دورکاری، تعاملات کمتر است و فاصله میان اعضای تیم ایجاد ‌می‌شود. از راهکارهای رفع این چالش دورکاری سازمانی، ایجاد فضایی برای فراهم کردن ارتباطات مجازی است مثل برگزاری جلسات تیمی منظم، فعالیت‌های تعاملی آنلاین، کانال‌های ارتباطی در شبکه‌های مجازی و…

خدمات شرکت داده‌پردازی رایکا در حوزه دورکاری سازمانی

شرکت داده پردازی رایکا با تیمی حرفه‌ای و با بهره گیری از دانش فنی به روز، می‌تواند در زمینه اجرای بستر دورکاری سازمانی، همراه و راهنمای سازمان شما باشد. خدمات این شرکت شامل مراحل مشاوره، طراحی زیرساخت، آموزش نیروی انسانی، توسعه و بروزرسانی مداوم سیستم هاست.

مشاوره و طراحی ساختار دورکاری

در مرحله اول برای راه اندازی پروژه دورکاری سازمانی، باید نیازهای سازمان به طور دقیق تحلیل شده و ساختاری متناسب با اهداف، اندازه تیم و سطح امنیت مورد انتظار، اجرا شود. این تحلیل شامل بررسی اطلاعات سازمان، نوع مشاغل، سطح دسترسی‌ها و الزامات قانونی است و مطابق با آنها، یک طرح جامع ایجاد شده و اجرا می‌شود.

راه‌اندازی سرور، VDI و ارتباط امن دورکاری

پس از مشاوره و طراحی ساختار دورکاری، نوبت به مرحله راه اندازی سرور و اجرای زیرساخت‌های فنی است. تیم متخصص رایکا با بهره گیری از روش‌های حرفه‌ای، اقدام به راه‌اندازی سرورهای اختصاصی، ایجاد دسکتاپ مجازی (VDI)، پیاده‌سازی VPN و تنظیم فایروال‌های سازمانی می‌کند.

پیاده‌سازی راهکارهای ابری و ذخیره‌سازی

شرکت داده پردازی رایکا برای اجرای پروژه‌های دورکاری سازمانی به فکر مدیریت فایل‌ها و اطلاعات سازمان نیز می‌باشد و با استفاده از راهکارهایی مانند Google Workspace یا سرورهای ابری اختصاصی، فضای ذخیره‌سازی، اشتراک گذاری و پشتیبان گیری امن از اطلاعات را فراهم می‌نماید. در نتیجه این خدمات می‌توان دسترسی ساده و سریع‌تری به داده‌ها داشت همچنین امکان رمزنگاری و تهیه نسخه پشتیبان هم فراهم است.

پشتیبانی، آموزش و توسعه مستمر 

بعد از تمام مراحل فوق، راه اندازی بستر دورکاری سازمانی به پایان نرسیده است و نیاز به پشتیبانی، آموزش و توسعه مستمر هم دارد. تیم پشتیبانی رایکا در این زمینه، آموزش‌های لازم را به کاربران ارائه می‌کند و پاسخگویی سریعی هم دارد تا در مواقعی که مشکلاتی در سیستم‌های شما ایجاد شده است، بتوانید به سرعت این مشکلات را برطرف نمایید.